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Eine der wichtigsten und schönsten Aspekte der Arbeit von modernen Kollektionsverwaltern ist den Zugang der Sammlungen für die Öffentlichkeit zu gewährleisten. Ein Großteil der Kollektionen befinden sich in Depots, die nicht für die Öffentlichkeit zugänglich sind. Um Museumsbesuchern teilhaben zu lassen an der Sichtweise, Haltung und der Arbeit der Museologen, nämlich das Sammeln, Bewahren und Erforschen, können Museen sich entscheiden die Depots teilweise zu erschließen. Jedoch ist dabei zu berücksichtigen ob die Sammlungen und Räumlichkeiten geeignet sind für Besucherführungen. Sollten empfindliche Gegenstände nicht lieber in geschlossenen klimatisierten Depots gelagert werden, damit Sie für zukünftige Generationen erhalten bleiben? Oder ist es möglich aus einigen Räumen Schaudepots zu machen?

Digitalisieren Sie Ihre Kollektion
Das digitalisieren der Kollektionen wird oft als die meist effektive Lösung gesehen um Gegenstände sicher aufzubewahren und trotzdem mit der Öffentlichkeit zu teilen. Die eigentlichen Museumsgüter können in optimalen Umständen gelagert werden und werden so wenig wie möglich angefasst damit sie lange erhalten bleiben.

In digitaler Version sind die Sammlungen einem breiteren Publikum zugänglich. Zum Beispiel werden die Online Daten des British Cartoon Archive der Universität von Kent nicht nur durch Engländer genutzt. Regelmäßig nutzen Besucher aus USA, Canada, Australien und Europa die Möglichkeiten.

Es sollte jedoch berücksichtigt werden, dass es keinesfalls Billig ist Sammlungen zu digitalisieren. Simon Chaplin, Director of Culture and Society beim Welcome Trust erklärt dies in seinem Idiot’s Guide to Building a Digital Library:

„Unsere Direktoren äußerten sich in einem Stil den ich den Google-Komplex getauft habe: Warum stellt ihr nicht alles Online“? Der Vorteil des Welcome Trust war, dass für die Digitalisierung der Sammlungen £20m zur Verfügung gestellt wurden.

Wenn Sie jedoch nicht in der günstigen Position sind, dass Sie finanzielle Unterstützung für die Digitalisierung bekommen, welche Möglichkeiten bestehen dann?

Gestalten Sie Reproduktionen
Die Universität von Kent zeigte vor kurzem eine spezielle Kollektion im Gulbenkian Theatre house, worin das Kunstzentrum der Universität situiert ist. Die Original-Dokumente wurden digitalisiert und für die Ausstellung auf Forexpaneele gedruckt. Der Standort der Ausstellung war günstig weil dort neue Interessenten für die Kollektion gefunden werden konnten. Die Dokumente wurden der Öffentlichkeit gezeigt, während die Originale sicher aufbewahrt waren. Die Exponate konnten außerdem nach der Ausstellung für andere Zwecke weiter genutzt werden.

Viele Institute haben dieses Konzept übernommen. Zum Beispiel hat das Mass Observation archive outreach cases entwickelt für Grundschulen und Mittelschulen. Die Gedruckten Replikationen dienen als Lehrmittel. Diverse Themen sollen damit auch außerhalb der Klassenzimmer im Fokus gestellt werden.

Kreative Denkweise
Auf der CILIP Rare Books and Special Collections Konferenz im September 2015, wurde erwähnt, dass eine kreative Denkweise wichtig ist bei der Erschließung von Kollektionen. Inzwischen wird bei gemeinsamen Projekten oftmals das Potential von modernen, digitalen Möglichkeiten entdeckt. So gibt es in England z.B. das Stand + Stare Künstlerkollektiv, dass Technologien nutzt um die Geschichten von Kollektionen zu erläutern. In 2013 beauftrage das Mass Observation Archive Stand + Stare eine „Theater Jokebox“ zu gestalten; einen freistehenden Stand mit einer Selektion an Postkarten die mit audiovisuellen Informationen versehen wurden. Die audiovisuellen Elemente ermöglichen den Besuchern auf interaktive Weise mehr zu entdecken. Dazu brauchen Sie keine alten Handschriften zu entziffern und müssen Sie nicht wissen wie man mit zerbrechlichen Museumsgütern umgeht.

Neue mobile Bibliothekskonzepte
Viele Museumsfachleute sind erfreut, wenn sich Besucher „Ihre“ Sammlungen ansehen und in die Herzen schließen. Noch schöner ist es, wenn die Kollektionen aus dem Museum, Archiv oder der Bibliothek mit der Welt geteilt werden können – dabei können innovative Aufbewahrungslösungen eine große Hilfe sein.

Ein Beispiel ist die Ideenbox, entwickelt durch Libraries without Borders. Der Gedanke dahinter ist, dass man Flüchtlingen die Gelegenheit bieten möchte relevante Informationen zu finden, zum Beispiel bezüglich Lebensmittel, Gesundheit oder Schulung. Die Ideenbox ist eine fantastische Idee – jede Box entfaltet eine Bibliothek mit eigener Stromversorgung und einem Internetzugang. Ein gutes Beispiel wie mit relativ wenigen Kosten die Gemeinschaft erreicht werden kann. So können Menschen oder mehr erfahren über den Standort und das neue Land worin Sie sich befinden und über die Menschen die darin leben.

Ein Herz für Museumsgüter
Die Entwicklungsmöglichkeiten für Museumsfachleute waren noch nie größer; die Digitalisierung und die technologischen Entwicklungen bieten viele Möglichkeiten um die Kollektionen mit der Welt zu teilen. Am wichtigsten bleibt jedoch die Aufgabe die Sammlungen weiterhin aufzubewahren für zukünftige Generationen. Und dazu müssen wir uns Gedanken machen über wie wir die Sammlungen am besten lagern.