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Wenn der Stauraum in einer Bibliothek oder einem Archiv nicht länger ausreicht oder nicht mehr dem aktuellen Standard entspricht, wird es Zeit sich um eine neue Lösung zu kümmern. Dabei stellt sich oftmals die Frage ob man die Räumlichkeiten den Anforderungen entsprechend anpassen kann, oder ob man sich besser nach neuen Räumlichkeiten umsehen sollte. Natürlich spielen Budget und Zeit dabei eine große Rolle.

Folgende 5 Fragen können Ihnen helfen sich für Renovierung oder Neubau zu entscheiden:
Welche Materialien sollen aufbewahrt werden? Was wollen Sie genau aufbewahren? Und aus welchem Materialien bestehen diese Objekte? Papier stellt z.B. ganz andere Anforderungen an die Umgebung als Fotos oder Videos. Temperatur, Feuchtigkeit, Verpackungen und Regale können eine große Rolle spielen bei der Langlebigkeit der oft hochempfindlichen Sammlungen. Ist es in der heutigen Umgebung möglich Raum zu schaffen für verschiedene Bedingungen? Und wird auch zukünftig noch ausreichend Stellfläche vorhanden sein wenn die Sammlung weiter wächst? Wer hat Zugang zum Archiv? Und wie oft wird es genutzt? Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen zu bestimmen, wie viel m2 Platz Sie benötigen und welche Archivregale geeignet sind. Wenn z.B. nur relativ wenige Personen das Archiv nutzen, können Rollregale verwendet werden. Mit solchen Regalen können Sie bis zu 50% mehr Stauraum gewinnen im vergleich zu herkömmlichen Regalen. Wenn das Archiv nur selten genutzt wird, braucht es sich nicht unbedingt im selben Gebäude zu befinden. Sie können Räume mieten oder selber bauen. Der Vorteil eines Neubaus ist, dass Sie die Räume perfekt auf die Bedürfnisse der Sammlungen anpassen können. Welche Möglichkeiten bietet der existierende Raum und ist das Gebäude denkmalgeschützt? Wenn eine Bibliothek oder ein Archiv sich in einem historischen Gebäude befindet, sind strukturelle Änderungen oft nicht erlaubt. Wahrscheinlich dürfen Sie sogar nur bedingt die Einrichtung anpassen. In diesem Fall wird es schwierig den Anforderungen der verschiedenen Lagergüter zu entsprechen.

Das St. John’s College in Cambridge stellte sich der Herausforderung moderne Anforderungen in einem historische Gebäude zu realisieren. Zusammen mit einem auf Konservierung spezialisierten Architeken (Caroe), hat Bruynzeel Storage Systems eine Lösung für die Einrichtung des Archivs gefunden. Es wurden eine Rollregalanlage und Bildergestelle installiert. Diese wurden so ausgestattet, dass die Luft im Archiv zirkulieren kann. Kann Ihre Sammlung ohne Probleme transportiert warden? Egal ob Sie sich entscheiden für ein komplett neues Archiv oder für eine neue Einrichtung der existierenden Räume, irgendwann müssen die Sammlungen verschoben werden. Das ist ein Projekt, dass sorgfältig geplant werden sollte. Am einfachsten ist es, wenn die Sammlung nicht zwischengelagert werden muss, sondern sofort am neuen Platz (im Neubau) eingelagert werden kann.

Wie wichtig ist Nachhaltigkeit? Energieeffiziente Lösungen spielen auch im Archiv eine große Rolle. Im Januar 2015 wurde in Großbritannien das Herefordshire Archives & Record Center gebaut. Es ist das erste Archivgebäude, dass dem Passivhausstandard entspricht. Unter einem Passivhaus wird ein Gebäude verstanden, das aufgrund seiner guten Wärmedämmung in der Regel keine klassische Gebäudeheizung benötigt. Ursprünglich war dieser Standard in Deutschland für Privatwohnungen gedacht, aber kann auch für Handels-, Industrie- und öffentliche Gebäude eingesetzt werden. Die Sanierung existierender Gebäude, die solche strengen Normen erfüllen, ist jedoch nicht immer möglich oder wünschenswert. Letztendlich ist es einfacher ein neues Gebäude zu realisieren, worin alle Räume auf die Bedürfnisse der Lagergüter abgestimmt sind. In einem existieren Raum Änderungen anzubringen fordert mehr Opfer – aber auch eine kleine Verbesserung kann einen großen unterschied machen für die Haltbarkeit der Sammlung.