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MIT MAXIMALER LAGERKAPAZITÄT
SO ERSTELLEN SIE EINEN
EFFIZIENTEN LAGERBEREICH
Sie stehen kurz vor der Einrichtung eines neuen Archivregals oder möchten Ihren bestehenden Archivraum neu gestalten? Die große Frage ist, wo fange ich an? Wie optimiert man Platz und Lagerkapazität? Was müssen Sie lagern und unter welchen Bedingungen? Welche Sicherheitsstandards sollten Sie beachten? Wie wählen Sie das richtige Lagersystem aus, wenn Sie kein Einrichtungsspezialist sind? Dieses eBook hilft Ihnen bei der Bewertung und Planung eines neuen Archivraums mit zugehörigen Lagersystemen. Es kann für alle Archive, von der kleinen bis zur großen Lagerfläche, angewendet werden.
Inhalt
- Der Lagerbereich
- Was lagern Sie in Ihrem Archiv?
- Logistik analysieren
- Lagerkapazität optimieren
- Sicherheitsfaktoren
- Zubehör & LED-Beleuchtung
- Barrierefreiheit
1. Der Lagerbereich
Der erste Schritt beim Einrichten eines Archivs besteht darin, Ihre verfügbare Lagerfläche zu ermitteln.Vermessen Sie den Raum und berücksichtigen Sie Hindernisse und andere spezielle Anforderungen. Messen Sie zuerst die Länge, Breite und Höhe Ihrer Lagerfläche(n). Es ist wichtig, nicht nur Ihre Quadratmeter, sondern auch Ihre Kubikmeter zu optimieren. Berücksichtigen Sie zweitens Hindernisse und andere spezielle Anforderungen an die Lagerfläche. Beispiel:
• Säulen
• Lüftungskanäle
• Türen
• Fenster
• Schrägdach
• Seltsam geformte Ecken
Diese Beispiele können einen großen Einfluss darauf haben, wie Sie Ihre Lagerfläche optimieren können. Was auch immer die Herausforderungen sein mögen, ein Lagerspezialist kann immer die optimale Lösung für Ihren Raum finden.
2. Was lagern Sie in Ihrem Archiv?
Um die effizienteste Lagereinrichtung zu erstellen, müssen Sie Ihre Sammlung identifizieren. Was lagern Sie? Handelt es sich hauptsächlich um eine traditionelle Papierlagerung oder müssen Sie auch Artikel lagern? Gibt es Gegenstände, die flach oder in Kisten gelagert werden müssen? Gibt es besondere Bedürfnisse?
Übersicht erstellen
Um sicherzustellen, dass Sie aktuelle und erwartete Lageranforderungen erfüllen können, müssen Sie wissen, was Sie lagern werden. Eine detaillierte Katalogisierung ist lohnend, wenn auch ein zeitaufwändiger Prozess. Wenn Sie nicht die Zeit oder die Ressourcen haben, alles detailliert zu katalogisieren, nehmen Sie sich die Zeit, eine Liste der Gegenstände, Dateien oder Bände zu erstellen. So erhalten Sie einen Überblick über den Inhalt der Sammlung. So können Sie:
• das Volumen abschätzen
• die Größen abschätzen
• besonderen Lagerbedarf aufgrund von Größe, Gewicht oder besonderen Anforderungen abschätzen.
Besondere Bedürfnisse
Es ist wichtig zu wissen, wie Sie Ihre Artikel aufbewahren müssen. Müssen sie z. B. flach oder in Kisten gelagert werden? Diese Informationen tragen zur Auswahl
des richtigen Lagersystems und zu den optimalen Lagerbedingungen für Ihre Artikel bei. Was kann helfen:
• Stellen Sie eine Liste aller Materialien zusammen, die gelagert werden müssen
• Listen Sie auf, wie die Materialien gelagert werden müssen (in Archivboxen, flach, in Hängemappen, Plastikboxen usw.).
• Listen Sie Größen und Gewichte auf.
• Hat (ein Teil) der Sammlung besondere Anforderungen (wie z. B. dunkle Lagerung, leichter Zugriff)
• Ist eine Klimatisierung erforderlich?
3. Logistik analysieren
Wenn Sie die Größe Ihrer Lagerfläche kennen und Ihren Lagerbedarf identifiziert haben, ist es an der Zeit, über die Logistik, den Workflow und die Kommissionierhäufigkeit Ihrer Artikel nachzudenken..
Analyse
Um einen effizienten Lagerbereich zu schaffen, ist es wichtig, die Art Ihres Workflows zu analysieren. Die Analyse ist entscheidend, um sicherzustellen, dass der Workflow nach der Neugestaltung Ihres Lagerbereichs die Effizienz weiter verbessert. Eine effiziente Lagerhaltung und damit ein effizienter Workflow hat viele weitere Vorteile; zum Beispiel kürzere Durchlaufzeiten für Ihr Personal. Sie können den Workflow mit den folgenden Fragen analysieren:
• Gibt es etwas in Ihrem Archiv, auf das häufig zugegriffen werden muss?
• Wie viele Personen werden gleichzeitig im Archiv arbeiten oder es nutzen?
• Wie oft pro Tag müssen Sie auf das Material zugreifen?
4. Lagerkapazität optimieren
Nachdem Sie die Lagerfläche abgebildet, den einzulagernden Bedarf identifiziert und die Kommissionierhäufigkeit und -abläufe analysiert haben, ist es an der Zeit zu prüfen, wie Sie die Lagerkapazität optimieren können. Stellen Sie sicher, dass der Lagerplatz, den Sie nutzen werden, bis zum letzten m2 genutzt wird. Dadurch kann die Lagerkapazität maximiert werden. Dabei ist es wichtig, den Workflow und die Zugänglichkeit nicht aus den Augen zu verlieren. Für die Archivlagerung stehen verschiedene Schränke oder Regale zur Auswahl. Der verfügbare Platz, die Art der Gegenstände und ihre Lagerbedingungen sowie der Workflow müssen bei der Auswahl Ihres Lagersystems berücksichtigt werden. Es gibt mehrere Lagersysteme auf dem Markt, aus denen Sie wählen können.
Stationäre Regale
Stationäre Regale sind eine gute Wahl für ein Archiv, das von vielen verschiedenen Personen intensiv genutzt wird. Das Material steht allen Nutzern über feste Gänge zur Verfügung und vermeidet so Engpässe im Lagerraum.
Verfahrbare Regale
Verfahrbare Regale nutzen den verfügbaren Platz optimal aus, indem sie nur einen einzigen Gang verwenden. Die Fachbodenregale können bei Bedarf einzeln oder zu mehreren verschoben werden. Wenn Sie sich für ein verfahrbares Regalsystem mit hoher Kapazität entscheiden, können Sie je nach Situation die Lagerkapazität im Vergleich zu statischen Regalen auf über 200 % erhöhen.
Zweigeschossiges mobiles Regal
Bei ausreichender Höhe im Lagerbereich kann ein zweigeschossiges Lagersystem in Betracht gezogen werden. Ein doppelstöckiges, mobiles Regalsystem kann die Lagerkapazität im Vergleich zu herkömmlichen festen Regalen um 400 % erhöhen. Durch die Wahl des richtigen Lagersystems kann jeder Kubikzentimeter eines Archivraums effizient genutzt werden, während das gesamte Archivmaterial griffbereit bleibt.
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5. Sicherheitsfaktoren
Beim Einrichten Ihres Archivs gibt es in puncto Sicherheit einiges zu beachten. Schließlich wollen Sie Ihre Benutzer und Ihre gelagerten Objekte oder Dokumente sicher und geschützt halten. In der Vergangenheit haben Feuer und Feuchtigkeit die meisten Schäden an Archiven verursacht. Hier sind sechs Faktoren, die in Bezug auf Sicherheit und Schutz zu berücksichtigen sind:
- Wasser; Als Richtlinie gilt, dass Rohrleitungen wegen der dadurch möglichen Schäden niemals durch einen Lagerbereich verlaufen sollten.
- Feuchtigkeit, Temperatur: Um eine Zustandsverschlechterung Ihrer eingelagerten Gegenstände zu vermeiden, ist es wichtig, dass das Archiv sich in einem kühlen und relativ trockenen Raum befindet , in dem die Temperaturschwankungen ± 2 °C nicht überschreiten. Bei einer Luftfeuchtigkeit von über 65 % kann sich Schimmel leicht in Ihren Sammlungen ausbreiten.
- Feuer: Der Lagerbereich sollte so feuerbeständig wie möglich sein. Denken Sie an feuerfeste Türen und Fenster. Es gibt sogar Möglichkeiten, Wände, Böden und Decken feuerbeständig zu machen sowie Firepark-Lösungen, bei denen Sie Ihr Archiv mit dem Brandmelder des Gebäudes verbinden.
- Lichtverschmutzung: Archive sollten möglichst wenig Sonnenlicht und künstlichem Licht durch UV- oder Infrarotstrahlung ausgesetzt sein. LED-Beleuchtung gibt keine UV- oder
Infrarotstrahlung ab und kann dadurch die Lebensdauer der Kollektionen im Vergleich zu Halogenlichtquellen verlängern. - Emissionen: Materialien wie Holz geben Essigsäure ab, wodurch Archive schneller verderben. Verzinktes Material belastet die Umwelt sowohl im Herstellungs- als auch im Recycling- prozess stark. Zinkweiß erzeugt schwarze Flecken und hat eine unebene Oberfläche. Deshalb sollte es niemals zur Aufbewahrung von Büchern verwendet werden, da es die Buchhüllen beschädigt. Die beste Option sind offene Metallregale, die auch eine Luftzirkulation und eine einfache Inspektion sowie Reinigung ermöglichen.
- Unautorisierter Zugriff: Um unbefugten Zugriff oder Diebstahl zu vermeiden, ist es möglich, Ihre Lagersysteme mit Sicherheitsfunktionen auszustatten. Verfahrbare Regale können z. B. mit Einbruchschutz, RFID und PIN-Code zum Betreten bestimmter Gänge, Schließmechanismen usw. ausgestattet werden.
Tipp: Eine Liste mit Fragen zum Thema Sicherheit
• Gibt es Wasserleitungen (Sanitär, Zentralheizung), die durch die Räumlichkeiten verlaufen?
• Befinden sich über dem Lagerbereich Wassertanks oder Boiler?
• Benötigen Sie ein Klimasystem zur Regulierung von Temperatur und Luftfeuchtigkeit?
• Verfügt der Lagerbereich über feuerbeständige Türen und Fenster?
• Wenn Sie ein elektrisch verfahrbares System in Betracht ziehen: Ist es mit dem Feuermelder verbunden?
• Ist der Lagerraum direkter Sonneneinstrahlung ausgesetzt?
• Welche Beleuchtungssysteme gibt es?
• Lagern Sie historische, zerbrechliche, wertvolle, vertrauliche Gegenstände oder Dokumente? Denken Sie an das Material, das Sie für die Aufbewahrung dieser Gegenstände verwenden.
• Gibt es besondere Sicherheitsanforderungen an die eingelagerten Gegenstände?
• Gibt es Zugangsbeschränkungen oder -verbote?
6. Zubehör & LED-Beleuchtung
Das richtige Zubehör für Ihr Archiv erleichtert Ihnen die Organisation Ihres Lagers und die Aufbewahrung Ihrer Dokumente und Gegenstände auf die beste Art und Weise. Um besondere Bedürfnisse für Ihre gelagerten Gegenstände zu erkennen, sollte eine Art Ablagesystem vorhanden sein.
Aufbewahrungsetiketten und Tags
Mit Lageretiketten und Tags wird es einfacher, den Inhalt eines bestimmten Gangs, einer Sektion oder eines Fachbodens zu identifizieren.
Auszugböden
Auszugböden können als Schreibtisch, Arbeitstisch oder Zwischenlagerung kleinerer Waren verwendet werden. Mit einem Ausziehrahmen können Sie Dokumente in verschiedenen Arten von Hängetaschenordnern aufbewahren, die von oben zugänglich sind.
Schubladen
Schubladen sind eine großartige Lösung für die flexible, zugängliche und sichere Aufbewahrung von Sammlungen. Ob CDs, DVDs oder Wertgegenstände, für jede Anforderung gibt es das passende Schubladensystem.
Trennwände
Mit Hilfe von Trennwänden können Sie das Regal in mehrere Fächer unterteilen.
Buchstützen
Mit verschiebbaren Buchstützen können Ihre Bücher oder Dokumente aufrecht gehalten und in jeder Position arretiert werden. Mit Fächerklemmen oder Buchstützen werden Bücher, Ordner oder Mappen aufrecht gehalten.
Archivboxen
Zum Schutz vor Licht, Staub, Verschmutzung, Schädlingen und Beschädigungen werden oft Archivboxen verwendet.
LED-Beleuchtung
Lichtverschmutzung ist ein Sicherheitsfaktor, den Sie beachten sollten. Direkte Sonneneinstrahlung oder künstliches Licht UV- oder Infrarotstrahlung hat direkten Einfluss auf Ihre Sammlung. Erwägen Sie die Verwendung von LED-Beleuchtung, da sie keine UV- oder Infrarotstrahlung abgibt und dadurch die Lebensdauer der Kollektionen im Vergleich zu Halogenlichtquellen verlängern kann.
7. Barrierefreiheit
Barrierefreiheit kann erforderlich sein, um Menschen mit Behinderungen den Zugang zum Archiv zu ermöglichen. Für den Lagerbereich ist es wichtig, dass er barrierefrei ist und den Bedürfnissen aller Menschen gleichermaßen gerecht wird. Die leichte Zugänglichkeit der Archive wird Menschen mit Behinderungen helfen, ihr volles Potenzial zu entfalten.
Bei der Auswahl eines Lagersystems sind mehrere Dinge zu beachten:
- Sind die Gänge zwischen den Regalen oder Schränken breit genug, um sich mit einem Rollstuhl bewegen und wenden zu können?
- Gibt es Hindernisse, die für behinderte Menschen ein Problem darstellen können?
- Wenn ein verfahrbares Lagersystem gewählt wird, kann eine behinderte Person das Bedienfeld problemlos bedienen?
- Wenn Sie sich für ein verfahrbares System entscheiden, prüfen Sie genau, welche Sicherheitsmerkmale es gibt, damit die Sicherheit von behinderten sowie nicht behinderten Personen gewährleistet ist.